Under pandemin fick digitala möten en rejäl skjuts framåt. Så det är inte mer än rätt att de fysiska får ta lika stora kliv nu! Låt oss säga hejdå till klassiska kongressprogram med en bunt föreläsare och en skara passiva lyssnare. In med variation och interaktion istället! Här tipsar vi om hur du skapar ett bra fysiskt möte.
När vi på Örebro Convention Bureau pratar om ”möten” är det främst kongresser och konferenser vi menar. Men vi är även ivriga förespråkare av väl planerade och genomförda möten, oavsett storlek och antal deltagare. Så tipsen passar även för dig som vill vässa era interna möten!
Tänk igenom syfte och mål
Tänk noga igenom mötets syfte och mål. Vad ska deltagarna ha fått med sig? Vad ska finnas kvar efter mötet? Hitta ert ”varför” ni vill arrangera mötet och håll fokus på det genom hela planeringsarbetet. Fundera på om det finns fler intressenter i staden som kan dra nytta av ert möte och skapa win-win?
Skapa tydlig rollfördelning
Vem gör vad? DU ska inte göra allt. Vad kan en Convention Bureau hjälpa dig med? Vad är en PCO? Läs mer om vad Örebro CVB kan stötta dig med, helt kostnadsfritt.
Skapa ram för mötet
Budget? Datum? Plats? Se över alla förutsättningar och skapa en ram för mötet. Att boka mötesanläggning och hotellrum för deltagarna, det ordnar vi på Örebro CVB!
Håll koll på detaljerna
Vad gäller? Se över och sammanställ avbokningsregler, avtal, upphandlingskrav, regelverk och säkerhetsfrågor.
Gör planer för kommunikation och hållbarhet
Skapa en plan för kommunikation och för ert hållbarhetsarbete. Tänk på att pandemin har bidragit till att många har förändrat sina vanor. För att resa iväg krävs det till exempel att värdet överstiger ”belastningen”. Ska du bjuda in till ett stort möte måste du få deltagarna att förstå att det är värt att komma.
Bjud in rätt personer
…och förbered deltagarna. Informera dem tydligt så att de vet om vad de har att se fram emot, vad som förväntas av dem och vilka de kommer att få möta.
Börja mötet redan innan
Fundera på om mötet kan börja i digital form innan det fysiska mötet drar igång. Kanske en grupp på Facebook, via en gemensam # på Instagram eller chatt på webbsidan? Där kan dialog, kunskapsöverföring och nätverkande börja för att intensifieras när mötet genomförs. Där kan samtalen även fortsätta efter mötet.
Inspireras av TV
Ta inspiration från de större digitala mötena och tv-produktionerna. De är ofta snygga, rappa och välproducerade med en tydlig röd tråd. Så kan ett fysiskt möte också produceras!
Aktivera fler sinnen
Tänk igenom hur flera sinnen kan användas. Låt ett visst tema genomsyra mötet och förstärka det genom mat, musik, dekor osv.
Variera innehållet
Säkerställ en hög grad av variation med exempelvis inspelat material, scenprogram, dialog, digital och fysisk interaktion, tillbakalutat lyssnande och aktivt lyssnande och inte minst: möten i mötet! Se nästa punkt.
JÄTTEVIKTIGT!
Ett fysiskt möte ska ha mötet mellan människor i fokus. Skapa mötesplatser på anläggningen eller i konferensrummet som inbjuder till interaktion och nätverkande. Prioritera det!
Var mer utomhus
Använd utemiljön, addera walk and talks eller låt deltagarna promenera till ett annat ställe för ett seminarium eller grupparbete.
Pausa ofta
Skapa korta, smarta pauser i programmet som ger energi, återhämtning, skratt eller på annat sätt gör att det faktiskt blir en paus.
Bygg upp mötet klokt
Tänk som en konsert! Du vill få en bra känsla när allt drar igång, en ”jaa, nu kör vi!” Missa inte heller att göra ett bra avslut, för det är den känslan deltagarna åker hem med. Är det i Örebro du ska ha ditt möte så har vi musik, filmer, bilder och annat bra du kan få för att rama in mötet.
Säkerställ bra värdskap
Ett bra värdskap är viktigt. Människor som möter dig när du kommer fram, visar vägen och hjälper till på plats är bättre än skyltar och information. Skapa en inramning som rimmar med platsen ni är på och som låter deltagarna få uppleva destinationen ni valt för ert möte. Hur mycket synlighet vill ni ha? Vill ni få hjälp med att måla staden i era färger? Önskas kringaktiviteter? Vi har idéer från det lilla till det stora, kontakta oss!
Planera utvärderingen
Missa inte att redan från början planera in hur mötet ska utvärderas. Vissa delar görs bäst på plats, andra när deltagarna landat hemma igen. Se till att använda den input du får för att uppgradera nästa tillfälle.
Bonustips!
Se till att inte släppa bra saker som kickats igång (psst! Punkt 7) Kan samtalen fortsätta i andra kanaler till nästa gång ni ses?
