Vi har listat 25 punkter som hjälp för att dina digitala möten ska bli effektiva, snygga och ge det resultat du är ute efter.
1. Konkretisera mötets syfte och mål utifrån frågan “Vad ska ni ha uppnått när mötet är slut och vad ska deltagarna ha fått med sig”?
2. Bjud in rätt personer utifrån punkt 1.
3. Kommunicera syfte och mål till deltagarna i inbjudan.
4. Utifrån mötets syfte, kan det vara intressant med något gemensamt inslag? Att alla får ut en kakdeg från det lokala bageriet som bakas ut till det gemensamma fikat? Eller likadana t-shirts? Bygga upp en ”alla på samma plan-känsla”?
5. Se över platsen du ska sända ifrån och låt miljön avspegla det du vill förmedla. Vid enklare möten: se över bakgrundsbild, ljud och ljus. Bakgrundsbilder med schyssta Örebromotiv finns att ladda ner gratis. Vid möten som kräver lite mer, läs punkt 6 extra noga.
6. Vem gör vad bäst? Vad är din roll i just detta? Hur ser budgeten ut? Det kan vara skönt att hyra in sig i en studio och lägga tekniken i någon annans händer. Ju fler delar i ditt möte desto större anledning att även ta hjälp med innehållsproduktion, talarcoachning, en moderator och andra kringtjänster.
7. Skapa en tydlig agenda med hjälp av punkt 8-15.
8. Vad ska presenteras på mötet och vad kan ske i andra kanaler? Material som presenteras i monologform behöver inte ett möte, det kan skickas per mejl i förväg för att ge plats på mötet för diskussion, reflektion, analys och så vidare.
9. Värna om tiden. Vi orkar max hälften av tiden jämfört med ett fysiskt möte. Dela upp tiden du avsätter för mötet i block för olika inslag och därefter i kortare avsnitt.
10. Variera formaten i de olika avsnitten. Presentationer, inspelat material, grupparbeten, tillbakalutat lyssnande och aktivt lyssnande, chattfrågor, gäster eller kanske en walk and talk där Kalle får ringa upp Anna och prata ihop sig i en fråga.
11. Koka ned budskapen. Kärnfullt och tydligt är klokt.
12. Bygg upp mötet klokt. Tänk som en konsert! Det som händer i slutet av mötet är det vi minns och tar med oss bäst.
13. Interaktivitet är bra OM det fyller en funktion. Ställ rätt frågor, skapa relevanta grupparbeten och se till att använda svaren/resultatet.
14. Reflektion är alltid bra. Be deltagarna exempelvis svara i chatten på frågan ”Vad tar du med dig från detta”? Fånga upp några av kommentarerna alternativt be deltagarna mejla in sina svar för att kunna ta det vidare ett annat möte.
15. Bjud på pauser som ger något t ex några minuters skratt via ett kul youtubeklipp, några minuters yoga eller meditation eller klassisk pausgympa. Såklart även klokt med pauser som erbjuder möjligheten till att gå på toaletter eller fylla på kaffe.
16. Har du följt ovanstående punkter, har du nu en bra agenda. Kommunicera den till deltagarna.
17. Informera även deltagarna om vad som förväntas av dem. Ska de bara lyssna, medverka, grupparbeta, ha mikrofon och kamera på eller av? Ju tydligare information desto större sannolikhet att de kommer förberedda och med rätt mindset. Be deltagarna checka in i god tid 5-10 minuter före start, tekniken kan krångla för någon.
18. Dags för mötet! Koppla upp dig i tid och välkomna alla.
19. Börja med ett snyggt intro, till exempel vår vinjett i form av en inflygning över Örebro. Hör av dig till oss så skickar vi den!
20. Kör en incheckning. Det säkerställer att ni är på samma plats (mentalt i mötet). Välj modell utifrån mötets syfte och mål. En ice breaker som får er att skratta tillsammans genom att se vem som kan hålla en penna under näsan längst? Dra en personlig anekdot? Några meditativa minuter eller en gemensam fika?
21. Gå igenom agendan vid behov påminn om mötets syfte och mål.
22. Håller du i mötet själv så fundera över att utse en tidpolis och en chattmoderator som kan hålla koll åt dig och flagga upp när tiden rinner ut för det aktuella avsnittet och vad som händer i chatten.
23. Gör ett klokt avslut. Summera och koppla gärna ihop med uppsatta mål för mötet.
24. Be deltagarna själva kommentera vad de tar med sig och vid mindre möten även om/vad de har tagit på sig att göra och till när. Där kan du utläsa om alla har samma bild av mötet.
25. Finns ett nästa steg? I så fall: informera om det. Förmodligen är mötet en del av något större.
